Xây dựng kế hoạch truyền thông luôn là bước khởi đầu quan trọng quyết định việc truyền thông của doanh nghiệp. Vậy muốn xây dựng kế hoạch truyền thông hiệu quả cần làm những gì?

Phân tích tổng quan môi trường bên ngoài

Xây dựng kế hoạch truyền thông hiệu quả đầu tiên cần phân tích được thị trường. Các cụ đã có câu “Biết người biết ta trăm trận trăm thắng”, vì vậy cần xác định rõ đối thủ trên thị trường của bạn. Bước này giúp chúng ta định vị được mình đang ở đâu và đang phải đối mặt với những điều gì, không hiểu được tổng thể thì khó lập ra được một kế hoạch truyền thông thương hiệu hoàn hảo. Quan trọng hơn biết mình có những điểm mạnh, điểm yếu nào để chống chọi lại với đối thủ của mình.

Luôn đặt ra các câu hỏi đại loại như: Đối thủ của bạn gần đây đã làm gì?/ Đối thủ của bạn đã làm những gì đối với những vấn đề tương tự với vấn đề của bạn? ….

Xác định mục tiêu truyền thông

Để xây dựng kế hoạch truyền thông hiệu quả, bạn đã có một cái nhìn tổng quan về bối cảnh thì việc tiếp theo là cần đưa ra được mục tiêu truyền thông, xác định mục tiêu rõ ràng để đánh trúng vào khách hàng mục tiêu. Lúc này việc vận dụng mô hình SMART: Specific (Cụ thể); Measurable (Có thể đo lường được); Achievable (Có thể đo đạt được); Realistic (Thực tế); Time – focused (Tập trung vào yếu tố thời gian) là rất cần thiết.

Lợi ích của bước này là xác định được “ấn tượng mãi mãi”, giúp đo lường được thị trường và nhu cầu của khách hàng. Giúp bạn học được cách diễn tả ý tưởng chính của toàn bộ chương trình, mục tiêu của kế hoạch.

Xác định công chúng mục tiêu

Đây là bước quan trọng trong việc xây dựng kế hoạch truyền thông hiệu quả. Vì từ bước này trở đi, các bước sau đó đều cần dựa vào những phần trước để xác định được chính xác.

Công chúng mục tiêu chính là đối tượng trực tiếp mà bạn muốn truyền thông tiếp cận tới họ. Hãy xác định thật kỹ đối tượng mà bạn nhắm đến khi đưa vào nhóm công chúng tiềm năng. Đây là bước để bạn nắm được mình sẽ truyền thông điệp cho ai và nhắm vào như thế nào cho phù hợp.

Sau khi chia ra các nhóm công chúng mục tiêu, nhóm nào dễ tác động chúng ta sẽ thực hiện truyền thông trước. Bằng những cách đo lường và sử dụng những thông tin phân tích trên thị trường, bạn có thể tìm cho mình đối tượng phù hợp để tiếp cận trực tiếp đến họ.

Xác định thông điệp cần truyền tải

Một trong những bước để xây dựng kế hoạch truyền thông hiệu quả chính là xác định thông điệp cần truyền tải. Như thế doanh nghiệp cần phải có content siêu đỉnh, đặc biệt đối với kế hoạch truyền thông fanpage, vì vậy thông điệp giúp bạn triển khai hiệu quả kế hoạch truyền thông của mình. Các thông điệp sẽ ngắm toàn bộ quá trình truyền thông của bạn, nó sẽ là điều chiếm nhiều sự quan tâm không kém bên cạnh sản phẩm.

Xác định kênh truyền thông hợp lý

Trong việc xây dựng kế hoạch truyền thông cần chọn kênh truyền thông nào nhắm thẳng đến công chúng mục tiêu của bạn.

Đối với việc thiết kế vật phẩm, tùy thuộc vào kênh mà chúng ta lựa chọn: phát thanh, truyền hình, báo chí, tạp chí, đó là chưa kể tới quảng cáo ngoài trời OOH, quảng cáo tại điểm bán, … cùng hàng trăm phương tiện truyền thông mới trên nền tảng mạng xã hội.

Tùy vào ngân sách, mục tiêu và tính chất của chiến dịch, bạn có thể tích hợp lựa chọn nhiều kênh. Tuy nhiên luôn chú ý đến tính hiệu quả vì chỉ cần chọn lựa sai kênh thì cho dù thông điệp hay sản phẩm tốt thì tất yếu chiến lược của bạn cũng sẽ không đạt được hiệu quả như mong đợi.

Chi tiết ngân sách truyền thông

Một kế hoạch truyền thông hiệu quả sẽ kèm theo đó là ngân sách chi ra hợp lý với từng giai đoạn. Marketer cần lưu ý về điều này làm sao cho kế hoạch và chi phí bỏ ra phải hợp lý và hiệu quả. Dựa vào những bước trên để suy tính xem môi trường và cách làm chuẩn nhất để giảm thiểu rủi ro về mức tối thiểu.

Nếu bạn đề xuất một chi phí lớn, hãy cố gắng làm một bản kế hoạch thật chi tiết và cụ thể từng hạng mục. Bạn sẽ nhận thấy rằng bản đề xuất chi phí càng chi tiết sẽ càng được thông qua.

Đo lường và báo cáo

Đây là bước cuối của kế hoạch truyền thông nhằm đo lường mục tiêu mà ta đã đề ra ngay lúc ban đầu. Tổng hợp lại và đúc kết ra kinh nghiệm để tránh gặp phải ở những chiến dịch tiếp theo. Hãy xem xét lại hiệu quả quá trình thực hiện của bạn, những thước đo đánh giá một kế hoạch truyền thông hiệu quả là: Tần suất xuất hiện trên báo? Tương tác với công chúng hậu chiến dịch? Phản hồi của công chúng về chiến dịch của bạn? Đo lường số liệu tương tác với thương hiệu?

Xây dựng kế hoạch truyền thông là kỹ năng hết sức quan trọng, đòi hỏi sự miệt mài, kiên trì, trầy trật. Nhưng nếu bạn cho ra một kế hoạch chuẩn chỉnh thì bạn sẽ “hái được trái ngọt” một cách đầy vinh quang.

SAHI